Αν έχεις μικρό κατάλυμα, έχεις σίγουρα ακούσει τρεις λέξεις: PMS, channel manager, booking engine. Πολλοί τις μπερδεύουν, και οι εταιρείες λογισμικού δεν βοηθούν πάντα. Ας τις ξεχωρίσουμε.
Το PMS: το «γραφείο» του καταλύματος
Το PMS (Property Management System) είναι το κεντρικό σύστημα όπου ζουν οι κρατήσεις σου. Εκεί βλέπεις ποιος έρχεται, ποιο δωμάτιο είναι ελεύθερο, τι χρωστά ο κάθε επισκέπτης, ποια δωμάτια χρειάζονται καθάρισμα και πώς πάνε τα έσοδα. Είναι το εσωτερικό εργαλείο της ομάδας σου.
Το channel manager: ο συγχρονισμός με τα κανάλια
Αν πουλάς δωμάτια σε πολλές πλατφόρμες (Booking.com, Airbnb, Expedia), κάθε κράτηση πρέπει να ενημερώνει όλες τις άλλες. Το channel manager το κάνει αυτόματα: όταν πουληθεί ένα δωμάτιο σε ένα κανάλι, η διαθεσιμότητα ενημερώνεται παντού. Στέλνει επίσης τιμές και περιορισμούς (π.χ. ελάχιστη διαμονή) σε όλα τα κανάλια μαζί, χωρίς να μπαίνεις σε κάθε πλατφόρμα ξεχωριστά.
Το booking engine: οι απευθείας κρατήσεις
Είναι το σύστημα κράτησης στο δικό σου site. Ο επισκέπτης βλέπει διαθεσιμότητα και τιμές, επιλέγει δωμάτιο και πληρώνει, χωρίς να περάσει από πλατφόρμα τρίτου. Έτσι δεν πληρώνεις προμήθεια OTA σε αυτές τις κρατήσεις.
Πώς συνδέονται
Τα τρία πρέπει να «μιλούν» μεταξύ τους. Μια κράτηση από το booking engine πρέπει να μπει στο PMS και να μειώσει τη διαθεσιμότητα στα κανάλια μέσω του channel manager. Αν τα έχεις από τρεις διαφορετικούς παρόχους, χρειάζονται ενσωματώσεις, και κάθε ενσωμάτωση είναι ένα σημείο που μπορεί να χαλάσει.
Τι να πάρεις πρώτα
Δεν υπάρχει μία σωστή σειρά, αλλά ένας απλός κανόνας:
- Πουλάς σε 2+ κανάλια: ξεκίνα με PMS και channel manager. Το πρώτο πρόβλημα που λύνεις είναι οι διπλές κρατήσεις και ο χρόνος που χάνεις να ενημερώνεις ημερολόγια.
- Έχεις ήδη τακτοποιημένο ημερολόγιο και θέλεις να μειώσεις προμήθειες: πρόσθεσε booking engine, με την προϋπόθεση ότι έχεις site ή θα στήσεις μια σελίδα κράτησης.
- Μόνο ένα κανάλι και λίγες κρατήσεις: ένα απλό PMS αρκεί προς το παρόν.
Τι να ρωτήσεις έναν πάροχο
- Είναι όλα ένα σύστημα ή ενώνονται από διαφορετικούς παρόχους
- Πόσο γρήγορα ενημερώνονται οι διαθεσιμότητες στα κανάλια;
- Υπάρχει προμήθεια στις απευθείας κρατήσεις;
- Ποιος θα με βοηθήσει στην εγκατάσταση;
Στην HotelPoint το PMS, το channel manager και το booking engine είναι ένα ενιαίο cloud σύστημα, με καθοδηγούμενη εγκατάσταση. Αν θες να το δεις στην πράξη, κλείσε ένα σύντομο demo.