Overbooking σημαίνει ότι έχεις πουλήσει το ίδιο δωμάτιο δύο φορές για τις ίδιες ημερομηνίες. Είναι από τα πιο στρεσογόνα προβλήματα ενός καταλύματος: ο επισκέπτης έχει ταξιδέψει, και εσύ δεν έχεις δωμάτιο.
Γιατί συμβαίνει
- Χειροκίνητα ημερολόγια. Αν ενημερώνεις κάθε πλατφόρμα με το χέρι, αργά ή γρήγορα θα ξεχάσεις μία.
- Καθυστέρηση συγχρονισμού. Αν η διαθεσιμότητα ενημερώνεται κάθε αρκετή ώρα, δύο επισκέπτες μπορεί να κλείσουν το ίδιο δωμάτιο στο ενδιάμεσο.
- Κρατήσεις τηλεφωνικά ή με μήνυμα που δεν περνούν αμέσως στο κεντρικό ημερολόγιο.
- Αλλαγές κρατήσεων (ημερομηνίες, δωμάτιο) που δεν ενημερώνουν όλα τα κανάλια.
- Πολλά άτομα που διαχειρίζονται το ίδιο ημερολόγιο χωρίς κοινό σύστημα.
Πώς το προλαμβάνεις
- Ένα κεντρικό ημερολόγιο. Όλες οι κρατήσεις περνούν από ένα σημείο, όχι από τετράδιο, Excel και πλατφόρμες ξεχωριστά.
- Αυτόματος συγχρονισμός με channel manager, ώστε η πώληση σε ένα κανάλι να ενημερώνει άμεσα τα υπόλοιπα.
- Ένα περιθώριο ασφαλείας στις περιόδους με υψηλή ζήτηση, π.χ. να μην πουλάς το τελευταίο δωμάτιο σε όλα τα κανάλια ταυτόχρονα.
- Σαφής διαδικασία για κρατήσεις με τηλέφωνο: καταχωρίζονται αμέσως, όχι «αργότερα».
- Έλεγχος αναφορών κάθε εβδομάδα για κρατήσεις χωρίς δωμάτιο ή με επικαλυπτόμενες ημερομηνίες.
Αν συμβεί παρ' όλα αυτά
- Μίλα αμέσως με τον επισκέπτη, με ειλικρίνεια και πριν την άφιξη, όχι στην πόρτα.
- Βρες εναλλακτική ισοδύναμη ή καλύτερη (άλλο δωμάτιο ή κοντινό κατάλυμα) και κάλυψε τη διαφορά κόστους, αν υπάρχει.
- Ενημέρωσε την πλατφόρμα μέσω της οποίας έγινε η κράτηση. Οι πλατφόρμες έχουν δικούς τους κανόνες και μπορεί να υπάρχουν συνέπειες, οπότε διάβασε τους όρους που ισχύουν για εσένα.
- Βρες την αιτία, ώστε να μη συμβεί ξανά.
Η καλύτερη λύση είναι να μην χρειαστεί ποτέ η δεύτερη λίστα. Ένα PMS με ενσωματωμένο channel manager, όπως η HotelPoint, κρατά ένα κεντρικό ημερολόγιο και συγχρονίζει τα κανάλια αυτόματα. Κλείσε demo για να δεις πώς λειτουργεί.